MATERI TATA GRAHA "TURN DOWN SERVICE"

 TURN DOWN SERVICE

1.        PENGERTIAN TURN DOWN SERVICE

Turn Down Service adalah pelayanan tambahan yang diberikan kepada tamu oleh Housekkeping department yang dilakukan oleh Room Boy atau Room Maid untuk membuka tempat tidur dan merapikan kamar yang disewa tamu yang dilakukan pada sore menjelang malam hari (evening shift antara pukul 18.00 – 21.00). tugas ini antara lain sebagai berikut :

2.        BIDANG PEKERJAAN TURN DOWN SERVICE

Bidang pekerjaan room boy atau room maid pada evening shift ini adalah melakukan turn down service yang antara lain bidang pekerjaannya adalah :

1)      Memasuki kamar tamu

2)      Menyalakan lampu

3)      Menutup tirai jendela

4)      Membuka tutup tempat tidur (bed cover)

5)      Merapikan tempat tidur

6)      Membuka selimut (blanket)

7)      Menempatkan good night card atau door knob menu diatas tempat tidur

8)      Membersihkan ashtray dan gelas minum

9)      Membuang sampah

10)     Merapikan majalah dan Koran

11)     Merapikan pakaian tamu

12)     Melengkapi guest supplies

13)     Membersihkan kamar mandi dan perlengkapananya

14)     Memeriksa ulang sebelum meniunggalkan kamar

3.        LANGKAH – LANGKAH TURN DOWN SERVICE

Untuk melaksanakan turn down service ini room boy harus mempersiapkan beberapa hal, diantaranya kunci kamar dan perlengkapan tamu seperlunya.

         Langkah-langkah dalam melaksanakan tugas ini adalah sebagai berikut :

1.   Tata cara memasuki kamar, room boy/room maid harus mengetuk pintu kamar terlebih dahulu, sebnyak tiga kali. Misalnya “Good evening room boy, sir/madam” may I come in for turn down service?

2.   Bila tidak ada jawaban maka pintu dibuka secara perlahan, karena kemungkina tamu tidak mendengar karena berada dikamar mandi atau sedang tidur.

3.   Menyalakan lampu :

- Nyalakan lampu secukupnya agar anda dapat bekerja dengan baik.

- Sambil bekerja, periksalah lampu-lampu, dan pastikan bahwa semua dalam keadaan baik, apabila ada bohlam yang putus atau mati usahakan segera diganti dengan yang baru.

- Apabila anda sudah selesai bekerja, matikan semua lampu, kecuali lampu didekat tempat tidur (night table).

4.   Asbak dan gelas minum

ü Kumpulkan asbak dan gelas minum yang sudah kotor.

ü Bawa ke bathroom/wash basin untuk dicuci dan dikeringkan

5.   Sampah-sampah.

ü Kumpulkan sampah-sampah ke dalam humper dan bersihkan tempat sampah/ganti rubbish bag-nya.

6.   Majalah dan Koran

ü Bila ada majalah dan Koran, letakkan kembali pada tempat yang semestinya, lipat dan rapikan koran-koran yang habis dibaca.

7.   Membuka bed cover

ü Lipat bed cover menjadi tiga lipatan, dari ujung atas kebawah dan dari baeah keatas. Untuk mendapatkan lipatan yang baik bed cover dilipat sekali lagi dan disimpan di rak lemari atau tempat lain yang pantas.

ü Penyimpanan dan pelipatan yang baik akan membantu memudahkan pemasangan kembali esok hari.

ü Apabila diatas bed banyak barang-barang tamu yang berserakan, biarkan saja bed cover/jangan dilipat

8.   Membuka selimut dan seprei

ü Bukalah selimut dan sprei dan tarik kearah kaki sehingga membentuk segitiga/kerucut, agar tampak bersemi.

ü Membuka tempat tidur ganda (twin) yang ditempati dua orang tamu.

·      Bed cover pada kedua tempat tidur dibuka

·      Cara melipat seprei dilipat/diatur berhadapan dengan night table, sehingga tamu yang akan naik ketempat tidur dari sisi yang sama, yaitu dekat dengan night table.

ü Tempat tidur ganda atau twin yang ditempati satu orang tamu

·      Bed cover dibuka hanya salah satu

·      Cara melipat seprei dan selimut diatur agar menghadap ke night table

9.   Merapikan tempat tidur dan pakaian tidur

ü Rapikan tempat tidur dengan rapi, bila perlu gantilah sepreinya

ü Lipatlah pakaian tidur dengan rapi, letakkan diatas bantal atau diatas tempat tidur

10.  Letakkan guest supplies seperlunya

11.  Siapkan breakfast menu, good night card dan acara untuk esok hari

ü Letakkan breakfast menu, good night card dan acara esok hari (bila ada), atau informasi lain diatas bantal atau dekat lipatan selimut.

12.   Pakaian-pakaian tamu

ü Bila tamu meletakkan pakaian sembarangan, angkat dan gantungkan baju-baju tersebut, dan masukkan kedalam almari, lipat gaun malam dengan rapi.

13.  Membersihkan kamar mandi

ü Bila kamar mandi telah dipakai, bersihkan dan keringkan sesuai dengan prosedur yang berlaku dan lengkapi kembali perlengkapannya.

14.  Menutup tirai dan jendela

ü Tutuplah tirai jendela rapat-rapat dan rapikan (bila ada vitrage dan night curtain tutup dengan rapat.

15.  Langkah terakhir sebelum meninggalkan kamar adalah :

ü Periksa sekali lagi seluruh bagian kamar, pastikan bahwa sesuatunya sudah rapi dan benar.

ü Matikan lampu-lampu kecuali lampu bed/night table.

ü Tutup pintu, pastikan kembali bahwa pintu sudah benar-benar terkunci.

16.  Bila tamu berada di kamar, jangan lupa berpamitan, dan katakana

ü Is there anything else I can do for you?

ü Have a pleasant evening sir/madam.