MATERI TATA GRAHA , kegiatan pembelajaran 1 Menata Perlengkapan Trolley
1. Room Attendant Trolley
Dalam dunia industri khususnya dunia perhotelan, dibutuhkan banyak tenaga terampil di bidangnya. Disini kita akan membahas ketrampilan dalam menyiapkan kamar, tapi sebelum menyiapkan kamar harus diketahui terlebih dahulu yaitu ketrampilan dalam menata perlengkapan dan trolley.
Dalam dunia industri khususnya dunia perhotelan, dibutuhkan banyak tenaga terampil di bidangnya. Disini kita akan membahas ketrampilan dalam menyiapkan kamar, tapi sebelum menyiapkan kamar harus diketahui terlebih dahulu yaitu ketrampilan dalam menata perlengkapan dan trolley.
Mengapa menata perlengkapan dan trolley sangat dibutuhkan dalam menyiapkan kamar untuk tamu? Agar bisa mempemudah pekerjaan seorang Room Attendant dalam menyiapkan kamar.
Trolley cart adalah kereta yang digunakan oleh Room Attendant untuk melaksanakan pekerjaannya. Di dalam kereta inilah Room Attendant menempatkan seluruh keperluan untuk membersihkan dan melengkapi kembali kamar tamu. Seluruh perlengkapan yang dibawa diatur rapi, disusun dan dikelompokkan berdasarkan jenisnya agar memudahkan dalam pencarian dan pengambilan.
Trolley cart adalah kereta yang digunakan oleh Room Attendant untuk melaksanakan pekerjaannya. Di dalam kereta inilah Room Attendant menempatkan seluruh keperluan untuk membersihkan dan melengkapi kembali kamar tamu. Seluruh perlengkapan yang dibawa diatur rapi, disusun dan dikelompokkan berdasarkan jenisnya agar memudahkan dalam pencarian dan pengambilan.
2. Jenis-Jenis Perlengkapan Trolley
Format-Format yang Dipersiapkan/Digunakan
1) Room Attendant Control Sheet/Work sheet
Room Attendant Control Sheet adalah formulir yang digunakan oleh room attendant saat membersiakn kamar, untuk mencatat pemaiaian linen,guest supplies dan perlengkapan kamar lainnya. formulir Room Attendant Control Sheet dibuat atau disusun dalam lajur-lajur sesuai dengan keperluan dan keterangan sebagai berikut:
a) Floor section (seksi dan floor tempat room attendant tersebut bekerja).
b) Time (di isi dengan jam kerja room attendant).
c) Date (di isi oleh room attendant berupa tanggal, bulan, dan tahun bekerja).
d) No of person (jumlah tamu yang ada di setiap kamar).
e) Receive (penerimaan jumlah linen bersih dari linen room).
f) Nama-nama jenis linen dan guest supplies lainnya.
g) Room no (nomor-nomor kamar yang menjadi tanggung jawab room attendant pada setiap seksi).
h) Room status (ditulis oleh room attendant sesuai dengan hasil pemeiriksaan saat itu).
i) Total used (jumlah pemakaian linen dan guest supplies).
j) Return (sisa linen bersih yang dikembalikan oleh room attendant ke linen room).
k) Time in (jam saat Room Attendant memasuki kamar untuk membersihkan kamar).
l) Time out (jam saat Room Attendant keluar/selesai membersihkan kamar).
m) Remark (kolom untuk mencatat yang perlu dilaporkan yang tidak terkaper pada kolom-kolom lain).
n) Checked by (dicek atau diperiksa oleh floor supervisor).
o) Signature (tanda tangan Room Attendant).
2) Room Report
Room report adalah formulir untuk mencatat dan melaporkan status atau keadadan kamar.Laporan ini disampaikan oleh floor supervisior/floor coordinator/floor captain kepada tata graha.
Pengisian dilaksanakan oleh floor supervisor berdasarkan laporan dari room attendant yang melaksanakan pengecekan kamar.pengisian dimulai dari hal berikut :
a) Floor (menunjukan tingkat / lokasi kamar).
b) Date (tanggal pembuatan laporan).
c) Time (jam pada saat laporan dibuat).
d) Room (kolom untuk mencatat nomor kamar yang ada).
e) Code (kode status kamar).
f) Person (jumlah tamu yang menginap).
g) Checked by (tempat tanda tangan floor captainyang mengisi laporan).
Pencatatan room report dilaksanakan dua kali sehari,yaitu pada pukul 09.00 dan pukul 15.00.pagi sebelum membersikan kamar, room attendant memeriksa terlebih dahulu keadaan kamar-kamar yang menjadi tanggung jawabnya. Selanjutnya status kamar dilaporkan kepada floor captain/ floor supervisior.Sore hari pada pukul 15.00 dibuat lagi room report berdasarkan laporan room attendantmengenai keadaan kamar-kamar. Biasanya terjadi perubahan karena adanya tamu yang check-out atau check-in dan yang selesai dibersihkan.
Laporan room report dikirim ke kantor tata graha dan data dicatat pada housekeeping report yang meliputi laporan dari floor dan laporan dari cottage atau bungalow. Laporan room report dikirim kekantor depan untuk dicocokan dengan status kamar pada room rack. Bila terdapat perbedaan laporan status kamar maka oleh kantor depan dibuat discrepancy report.
3) Housekeeping Report
Housekeeping report adalah laporan status kamar yang dibuat oleh Asistent Executive Housekeeper (AEHK) di kantor tata garha sebagai arsip kantor tata graha. Keuntungan dari housekeeping report adalah
a) Dibuat berdasarkan laporan room report yang dibuat oleh floor captain atau floor supervisor.
b) Dibuat untuk pencocokan status kamar pad housekeeping room rack.
4) Lost and found report
Lost and found report adalah laporan yang dibuat oleh floor suppervisor yang diberikan kepada kantor tata graha mengenai penemuan barang milik tamu. Pengisian maupun pencatatan ini meliputi:
a) Jenis barang temuan.
b) Tanggal penemuan barang.
c) Tempat penemuan barang atau nomor kamar (bila ditemukan di kamar).
d) Nama penemu barang.
e) Jumlah barang temuan.
Setelah formulir diisi lengkap, bersama barang diserahkan kepada kantor tata graha untuk dicacat dalam lost and found book dan disimpan di lemari L & F.
5) Lost and Damages Report
Lost and Damages Report adalah formulir untuk mencacat dan
melaporkan barang atau perlengkapan kamar yang hilang, dibawa
tamu maupun rusak. Laporan ini dibuat oleh floor supervisor
dilaporkan kepada Exec Housekeeping dikantor tata graha.
6) Repair and Maintenant report
Repair and Maintenant report adalah laporan yang dibuat kantor tata graha guna memberitahukan permintaan perbaikan kepada engineering department karena ada peralatan yang rusak. Pengisian laporan ini meliputi
a) Department yang memerlukannya.
Porter dan Prepare Room for Guest | Potensi Peserta Didik 11
b) Tanggal laporan.
c) Tempat atau lokasi.
d) Macam barang atau peralatan yang rusak.
Alat, Bahan Pembersih Dan Kelengkapan Lainnya Yang Disediakan Dalam Trolley.
1) Linen supplies: Single sheet, Double sheet, Pillow case, Bath towel, Hand towel, Face towel, Bath mat, Bath robe, Duvet cover
2) Guest Supplies& Ammenities: Do not distrub sign, Door knob menu, Hanger (ladies and gents), Laundry bag, Laundry list, dry cleaning dan press only list, Shoe shine,Stationary map holder, Glass bag, Matches, Memo pad, Ballpoint, Room service menu, Directory of service, Soap, Bath foam, Shampoo, Shower cap, Dental set, Comb, Cotton buds, Candle, Tissue, Toilet paper, Disposal bag, Toilet bowl seals, Sewing kit, Shaving kit/razor, Astray, Slipper, Mineral water
3) Cleaning equipment: Carry cady/bucket, Bottle sprayer, Dump sweeper, Rubber/hand glove, Water scope, Hand brush, Toilet bowl brush stick, Dust pan, Scoth brigth, Window cleaning squezee/ glass wipper, Floor brush, Mop set, Broom, Vacuum cleaner, Wash applicator, The kind of cloth (dust cloth, floor cloth, glass cloth), Sponge
4) Bahan Pembersih/Chemical, Floor cleaner, Toilet bowl cleaner, Metal polis, Wooden polish, Glass cleaner, Detergent, All purpose cleaner, Deodorizer, Air freshener, Germicidal Cleaner, , Hard surface cleaner
Catatan:
Khusus untuk Blanket dan bed pad tidak perlu disediakan di trolley, tetapi disiapkan di floor pantry untuk mengantisipasi apa bila diperlukan penggantian.
3. Prosedur Penataan Perlengkapan Pada Trolley
Sebelum ke floor/sectionnya masing-masing Room Attendant Trolley mengambil kunci kamar di Housekeeping Office dan mengambil Room Attendant ControlSheet dengan muka jernihdancerah.Lalu mempersiapkan peralatan kerja yang meliputi : formulir pramugraha (Room Attendant Control Sheet), kunci kamar, pulpen atau pensil, buku catatan (block note) termasuk linen dan guest supplies, dan menempatkannya dengan rapi ke dalam Room Attendant Troley. Khusus untuk penempatan linen di dalam Room Attendant Trolley dapat disesuaikan dengan kondisi trolley atau cukup untuk setengah hari kerja saja, dan sisanya akan disiapkan kembali setelah jam istirahat. Disamping itu juga perlu juga disiapkan guest supplies, untuk mengganti guest supplies yang dipakai tamu dalam kamar. Taruhlah guest supplies di dalam room attendant trolley, dan jangan membawa guest supplies terlalu banyak, bawalah guest supplies secukupnya saja. Sebelum RoomAttendant mempersiapkan linen, guest supllies atau peralatan kerja, mereka harus memeriksa kondisi pada trolley (jika ada kerusakan, segera dilaporkan kepada supervisor).
Dengan persiapan tersebut, seorang Room Attendant dapat mulai bekerja dan memeriksa semua kamar yang akan dikerjakan.
Room Attendant Trolley adalah kereta yang digunakan oleh Room Attendant untuk melaksanakan pekerjaanya. Di dalam kereta inilah Room Attendantmenempatkan seluruh keperluaan untuk membersihkan dan melengkapi kembali kamar tamu. Seluruh perlengkapan yang dibawa diatur rapi, disusun dan dikelompokkan berdasarkan jenisnya agar memudahkan dalam pencarian dan pengambilan.Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penggunaan dan penyusunan pada barang-barang trolley adalah sebagai berikut:
Di corridor, trolley sebaiknya di parkir rapat pada dinding atau didepan pintu kamar yang sedang dikerjakan. Jangan sekali-kali trolley menghalangi corridor atau menutupi pintu kamar.
Porter dan Prepare Room for Guest | Potensi Peserta Didik 13
Setelah selesai digunakan, trolley harus dikembalikan ke floor station.Sebelum meninggalkan tempat tugas, trolley harus dibersihkan terlebih dahulu.
Di dalam trolley, alat-alat serta perlengkapan kamar harus disusun dengan rapi dan rasional, yang berarti bahwa setiap barang yang diperlukan harus dapat dengan mudah dalam pengambilan dan didapat, terutama untuk barang-barang yang sering digunakan.
Usahakan barang-barang di trolley diatur dengan baik. Jangan sampai bahan dan alat pembersih tercampur dengan perlengkapan kamar yang masih bersih.
Penyimpanan guest supplies di floor section sebaiknya didalam drawer yang terkunci untuk menghindari pemborosan.
Format-Format yang Dipersiapkan/Digunakan
1) Room Attendant Control Sheet/Work sheet
Room Attendant Control Sheet adalah formulir yang digunakan oleh room attendant saat membersiakn kamar, untuk mencatat pemaiaian linen,guest supplies dan perlengkapan kamar lainnya. formulir Room Attendant Control Sheet dibuat atau disusun dalam lajur-lajur sesuai dengan keperluan dan keterangan sebagai berikut:
a) Floor section (seksi dan floor tempat room attendant tersebut bekerja).
b) Time (di isi dengan jam kerja room attendant).
c) Date (di isi oleh room attendant berupa tanggal, bulan, dan tahun bekerja).
d) No of person (jumlah tamu yang ada di setiap kamar).
e) Receive (penerimaan jumlah linen bersih dari linen room).
f) Nama-nama jenis linen dan guest supplies lainnya.
g) Room no (nomor-nomor kamar yang menjadi tanggung jawab room attendant pada setiap seksi).
h) Room status (ditulis oleh room attendant sesuai dengan hasil pemeiriksaan saat itu).
i) Total used (jumlah pemakaian linen dan guest supplies).
j) Return (sisa linen bersih yang dikembalikan oleh room attendant ke linen room).
k) Time in (jam saat Room Attendant memasuki kamar untuk membersihkan kamar).
l) Time out (jam saat Room Attendant keluar/selesai membersihkan kamar).
m) Remark (kolom untuk mencatat yang perlu dilaporkan yang tidak terkaper pada kolom-kolom lain).
n) Checked by (dicek atau diperiksa oleh floor supervisor).
o) Signature (tanda tangan Room Attendant).
2) Room Report
Room report adalah formulir untuk mencatat dan melaporkan status atau keadadan kamar.Laporan ini disampaikan oleh floor supervisior/floor coordinator/floor captain kepada tata graha.
Pengisian dilaksanakan oleh floor supervisor berdasarkan laporan dari room attendant yang melaksanakan pengecekan kamar.pengisian dimulai dari hal berikut :
a) Floor (menunjukan tingkat / lokasi kamar).
b) Date (tanggal pembuatan laporan).
c) Time (jam pada saat laporan dibuat).
d) Room (kolom untuk mencatat nomor kamar yang ada).
e) Code (kode status kamar).
f) Person (jumlah tamu yang menginap).
g) Checked by (tempat tanda tangan floor captainyang mengisi laporan).
Pencatatan room report dilaksanakan dua kali sehari,yaitu pada pukul 09.00 dan pukul 15.00.pagi sebelum membersikan kamar, room attendant memeriksa terlebih dahulu keadaan kamar-kamar yang menjadi tanggung jawabnya. Selanjutnya status kamar dilaporkan kepada floor captain/ floor supervisior.Sore hari pada pukul 15.00 dibuat lagi room report berdasarkan laporan room attendantmengenai keadaan kamar-kamar. Biasanya terjadi perubahan karena adanya tamu yang check-out atau check-in dan yang selesai dibersihkan.
Laporan room report dikirim ke kantor tata graha dan data dicatat pada housekeeping report yang meliputi laporan dari floor dan laporan dari cottage atau bungalow. Laporan room report dikirim kekantor depan untuk dicocokan dengan status kamar pada room rack. Bila terdapat perbedaan laporan status kamar maka oleh kantor depan dibuat discrepancy report.
3) Housekeeping Report
Housekeeping report adalah laporan status kamar yang dibuat oleh Asistent Executive Housekeeper (AEHK) di kantor tata garha sebagai arsip kantor tata graha. Keuntungan dari housekeeping report adalah
a) Dibuat berdasarkan laporan room report yang dibuat oleh floor captain atau floor supervisor.
b) Dibuat untuk pencocokan status kamar pad housekeeping room rack.
4) Lost and found report
Lost and found report adalah laporan yang dibuat oleh floor suppervisor yang diberikan kepada kantor tata graha mengenai penemuan barang milik tamu. Pengisian maupun pencatatan ini meliputi:
a) Jenis barang temuan.
b) Tanggal penemuan barang.
c) Tempat penemuan barang atau nomor kamar (bila ditemukan di kamar).
d) Nama penemu barang.
e) Jumlah barang temuan.
Setelah formulir diisi lengkap, bersama barang diserahkan kepada kantor tata graha untuk dicacat dalam lost and found book dan disimpan di lemari L & F.
5) Lost and Damages Report
Lost and Damages Report adalah formulir untuk mencacat dan
melaporkan barang atau perlengkapan kamar yang hilang, dibawa
tamu maupun rusak. Laporan ini dibuat oleh floor supervisor
dilaporkan kepada Exec Housekeeping dikantor tata graha.
6) Repair and Maintenant report
Repair and Maintenant report adalah laporan yang dibuat kantor tata graha guna memberitahukan permintaan perbaikan kepada engineering department karena ada peralatan yang rusak. Pengisian laporan ini meliputi
a) Department yang memerlukannya.
Porter dan Prepare Room for Guest | Potensi Peserta Didik 11
b) Tanggal laporan.
c) Tempat atau lokasi.
d) Macam barang atau peralatan yang rusak.
Alat, Bahan Pembersih Dan Kelengkapan Lainnya Yang Disediakan Dalam Trolley.
1) Linen supplies: Single sheet, Double sheet, Pillow case, Bath towel, Hand towel, Face towel, Bath mat, Bath robe, Duvet cover
2) Guest Supplies& Ammenities: Do not distrub sign, Door knob menu, Hanger (ladies and gents), Laundry bag, Laundry list, dry cleaning dan press only list, Shoe shine,Stationary map holder, Glass bag, Matches, Memo pad, Ballpoint, Room service menu, Directory of service, Soap, Bath foam, Shampoo, Shower cap, Dental set, Comb, Cotton buds, Candle, Tissue, Toilet paper, Disposal bag, Toilet bowl seals, Sewing kit, Shaving kit/razor, Astray, Slipper, Mineral water
3) Cleaning equipment: Carry cady/bucket, Bottle sprayer, Dump sweeper, Rubber/hand glove, Water scope, Hand brush, Toilet bowl brush stick, Dust pan, Scoth brigth, Window cleaning squezee/ glass wipper, Floor brush, Mop set, Broom, Vacuum cleaner, Wash applicator, The kind of cloth (dust cloth, floor cloth, glass cloth), Sponge
4) Bahan Pembersih/Chemical, Floor cleaner, Toilet bowl cleaner, Metal polis, Wooden polish, Glass cleaner, Detergent, All purpose cleaner, Deodorizer, Air freshener, Germicidal Cleaner, , Hard surface cleaner
Catatan:
Khusus untuk Blanket dan bed pad tidak perlu disediakan di trolley, tetapi disiapkan di floor pantry untuk mengantisipasi apa bila diperlukan penggantian.
3. Prosedur Penataan Perlengkapan Pada Trolley
Sebelum ke floor/sectionnya masing-masing Room Attendant Trolley mengambil kunci kamar di Housekeeping Office dan mengambil Room Attendant ControlSheet dengan muka jernihdancerah.Lalu mempersiapkan peralatan kerja yang meliputi : formulir pramugraha (Room Attendant Control Sheet), kunci kamar, pulpen atau pensil, buku catatan (block note) termasuk linen dan guest supplies, dan menempatkannya dengan rapi ke dalam Room Attendant Troley. Khusus untuk penempatan linen di dalam Room Attendant Trolley dapat disesuaikan dengan kondisi trolley atau cukup untuk setengah hari kerja saja, dan sisanya akan disiapkan kembali setelah jam istirahat. Disamping itu juga perlu juga disiapkan guest supplies, untuk mengganti guest supplies yang dipakai tamu dalam kamar. Taruhlah guest supplies di dalam room attendant trolley, dan jangan membawa guest supplies terlalu banyak, bawalah guest supplies secukupnya saja. Sebelum RoomAttendant mempersiapkan linen, guest supllies atau peralatan kerja, mereka harus memeriksa kondisi pada trolley (jika ada kerusakan, segera dilaporkan kepada supervisor).
Dengan persiapan tersebut, seorang Room Attendant dapat mulai bekerja dan memeriksa semua kamar yang akan dikerjakan.
Room Attendant Trolley adalah kereta yang digunakan oleh Room Attendant untuk melaksanakan pekerjaanya. Di dalam kereta inilah Room Attendantmenempatkan seluruh keperluaan untuk membersihkan dan melengkapi kembali kamar tamu. Seluruh perlengkapan yang dibawa diatur rapi, disusun dan dikelompokkan berdasarkan jenisnya agar memudahkan dalam pencarian dan pengambilan.Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penggunaan dan penyusunan pada barang-barang trolley adalah sebagai berikut:
Di corridor, trolley sebaiknya di parkir rapat pada dinding atau didepan pintu kamar yang sedang dikerjakan. Jangan sekali-kali trolley menghalangi corridor atau menutupi pintu kamar.
Porter dan Prepare Room for Guest | Potensi Peserta Didik 13
Setelah selesai digunakan, trolley harus dikembalikan ke floor station.Sebelum meninggalkan tempat tugas, trolley harus dibersihkan terlebih dahulu.
Di dalam trolley, alat-alat serta perlengkapan kamar harus disusun dengan rapi dan rasional, yang berarti bahwa setiap barang yang diperlukan harus dapat dengan mudah dalam pengambilan dan didapat, terutama untuk barang-barang yang sering digunakan.
Usahakan barang-barang di trolley diatur dengan baik. Jangan sampai bahan dan alat pembersih tercampur dengan perlengkapan kamar yang masih bersih.
Penyimpanan guest supplies di floor section sebaiknya didalam drawer yang terkunci untuk menghindari pemborosan.
contoh form room attendant dong
BalasHapusJelaskan yg dimaksud dengan pantry sebagai tempat penyimpanan roomboy trolley!.
BalasHapus