MATERI TATA GRAHA, Kegiatan Pembelajaran 2. Memasuki Kamar Tamu
MEMASUKI KAMAR TAMU
Kondisi atau keadaan kamar itu ditulis dengan kode atau simbol, yang umumnya hampir sama untuk semua hotel. Kode/simbol tersebut adalah: O, OC, OD, V, VC, VD, VCI. Comp, HU, SO, SKIP, OO, OS, DO/ED, EA, CO, LCO, ONL, DL.
Housekeeping extra items:
a. Extra bed (tempat tidur tambahan)
Kompetensi Profesional
b. Baby cot (tempat tidur bayi)
c. Iron & iron board (setrika dan meja setrika)
d. Adaptor plug
Berdasarkan hasil pemeriksaan kondisi atau status kamar itu, seorang room attendant/pramugraha bisa mengidentifikasi/ menghitung jumlah kamar yang akan dibersihkan. Ini berarti, berbagai keperluan yang akan disediakan sudah diketahui sebelumnya. Sehingga akan mempermudah pekerjaan yang akan dilakukan.
2. Jenis kunci yang ada di housekeeping/tata graha
Kunci hotel sangat penting bagi petugas tata graha maupun bagi tamu.Keamanan tamu dan barang-barang milik tamu dikamar hotel sangat bergantung pada pengamanan kunci tersebut.Tamu yang pergi keluar hotel harus menitipkan kunci pada bagian penerima tamu (reception).
Adapun Jenis-jenis kuncil tersebut adalah:
a. Pas Key
Pass key adalah kunci kamar yang dibawa oleh room attendant selama bertugas merapikan kamar. Pada saat room attendant tugas, room attendant mendapat satu seksi yang yang terdiri dari beberapa kamar. Jadi, jumlah kunci sama dengan jumlah kamar dalam satu seksi. Misalnya, bila satu seksi terdiri dari 10 kamar, maka room attendant membawa satu bundel kunci yang terdiri dari 10 kamar. Untuk beberapa hotel pada saat ini, room attendant juga dapat membawa master key untuk semua kamar diseksina.
b. Master Key
Master key adalah sebuah kunci yang dibawa oleh floor supervisor/captain yang dapat digunakan untuk membuka semua kunci kamar yang di ditingkat (floor). Bila kamar di double lock maka harus menggunakan master key double lock.
Porter dan Prepare Room for Guest | Potensi Peserta Didik 21
c. Grand Master Key
Grand master key adalah sebuah kunci yang dibawa oleh exc housekeeper (housekeeping manager) atau General manager.Kunci tersebut dapat di gunakan untuk membuka semua kunci kamar hotel
d. Emergency Key atau Double Lock
Emergency key adalah satu kunci grand master khusus untuk membuka kamar yang di double lock oleh tamunya dari dalam. Kegunaan lain dari kunci itu adalah dapat digunakan untuk mengunci double lock pada pintu kamar, agar pintu kamar tidak dapat dibuka dengan pass key, guest key, atau master key.
3. Prioritas Kamar yang akan dibersihkan
Sebelum melakukan pembersihan kamar Room Attendant harus melaksanakan fist checking prosedur (prosedur fist checking) diantaranya adalah:
a. Sebelum mengetuk pintu/bel harus diperhatikan ada Don’t Disturb Sign atau tidak. Karena kamar-kamar dengan keadaan tersebut tidak boleh diganggu/diketuk/bel.
b. Setiap mau masuk kamar harus mengetuk/mengebel dengan menyebut housekeeping, checking minimal 3x walaupun kita yakin kamar tersebut tidak ada penghuninya.
c. Kalau tidak ada jawaban, buka pintu pelan-pelan dengan mengucapkan excuseme periksa keadaan kamar dengan seksama, berapa tempat tidur yang dipakai oleh tamu dan apakah ada kerusakan–kerusakan yang ditemukan, kalau ada cepat laporkan kepada Floor Supervisor untuk dibuatkan Work Order dan segera dikirim ke Engineering.
d. Kamar kosong (vacant) periksa apakah segala sesuatunya dalam keadaan baik dan komplit
e. Kamar Check-out : periksa apakah ada barang-barang hotel yang terbawa oleh tamu atau apakah ada barang-barang tamu yang tertinggal, kalau ada cepat laporkan kepada floor supervisoruntuk cepat di follow-up, juga diinformasikan ke housekeeping office.
f. Kamar yang tamunya ada di dalam kamar, tanyakan apakah ada Laundry/cucian yang akan dikirim ke Laundry.? Atau juga apakah ada konsumsi minibar?
g. Kamar yang tamunya Sleep Out, laporkan kepada Floor Supervisor agar di Double Lock oleh Duty Manager.
h. Kamar yang ON/Occupied no luggage. Jika tidak ketemu sendiri sama tamunya, laporkan saja sebagai check out room.
i. Setelah selesai melakukan pemeriksaan, catat hasilnya pada Room Attendant Control Sheet, dan segera laporkan kepada Floor Supervisor. Diwaktu menyalin ke dalam Room Attendant Control Sheet, catat jika ada hal yang perlu ditindak lanjuti dari kamar-kamar tersebut.
Priorotas pembersihan kamar berdasarkam status kamar
a. Direct order (tamu tersebut meminta langsung untuk dibersihkan
b. Kamar yang EA VIP
c. Kamar yang “Please make up room”
d. Kamar yang OC
e. Kamar yang check out
f. Karena kamar yang EA VIP merupakan kamar yang dipesan oleh tamu-tamu penting sehingga perlu mendapatkan pelayanan yang lebih. Kamar yang “Please make up room” berarti tamu meminta agar kamarnya segera dibersihkan, lalu kamar yang OC biasanya tamu tersebut bermalam lebih dari 1 malam dan yang terakhir kamar check out karena kamar tersebut masih belum tentu terjual/dipesan oleh tamu.
4. Tahapan Memasuki Kamar
Seorang petugas room attendant sebelum melakukan pembersihan kamar, terlebih dahulu harus memperhatikan, prosedur memasuki kamar sesuai dengan SOP. Prosedurnya adalah sebagai berikut :
a. Periksa status kamar.
b. Ketuk pintu/bel jangan menggunakan kunci katakan“housekeeping”.
c. Tunggu sebentar lalu jika tidak ada jawaban ulangi sekali lagi.
Porter dan Prepare Room for Guest | Potensi Peserta Didik 23
d. Tunggu beberapa saat, jika tidak masih ada jawaban, ulangi kembali.
e. Setelah mengulangi tiga kali, dan tetap tidak ada jawaban, buka pintu (sedikit saja) dan katakan permisi “ housekeeping“.
f. Tempatkan trolley didepan pintu dan biarkan pintu tetap terbuka.
Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat tamu ada di kamar (when the guest in the room).
Etika memasuki kamar tamu yang baik dan benar adalah :
a. Selalu memeriksa status kamar dan yakinkan tidak ada tanda “don’t disturb (DD) yang terpasang.
b. Selalu mengetuk pintu/membunyikan bel, walaupun yakin kamar tersebut VCI disertai dengan menyebut jati diri “housekeeping”.
c. Selalu mengucapkan “excuse me. Housekeeping” meskipun tidak ada tamu didalamnya.
d. Masuk ke kamar dan yakinkan jika tidak ada tamu yang sedang tidur atau di kamar mandi.
e. Memberi salam jika ada tamu didalam kamar.
f. Selalu meminta maaf karena telah menggangu ketenangan tamu.
g. Alasan yang diberikan kepada tamu saat rom attendant memeriksa status kamar. Merupakan SOP (standart operasional prosedur) seorang room attendant sebelum melaksanakan tugasnya dan untuk memastikan bahwa room status report sesuai dengan keadaan nyata atau akurat.
h. Pada saat memasuki kamar jangan meninggalkan kunci kamar pada room attendant trolley, hal ini bertujuan untuk menghindari hal-hal yang tidak diharapkan baik oleh petugas lain maupun tamu yang lewat.
i. Alasan mengapa room attendant harus mengetuk pintu dan menyebutkan jati diri sebelum memasuki kamar karena merupakan SOP (Standar Operasional Prosedur) dan memastikan bahwa di dalam kamar tersebut apakah ada tamu atau tidak sehingga tamu mengetahui identitas room attendant.
F. Rangkuman
Prioritas pembersihan kamar berdasarkan status kamar
1. Direct order (tamu tersebut meminta langsung untuk dibersihkan).
2. Kamar yang EA VIP.
3. Kamar yang “Please make up room”.
4. Kamar yang OC.
5. Kamar yang check out.
Komentar
Posting Komentar